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jueves, 19 de abril de 2012

El Control en la Organización

Las organizaciones grandes y pequeñas,  utilizan el procedimiento de control para asegurarse  que están  avanzando satisfactoriamente, hacia sus metas y objetivos ya trazados con anterioridad y verificar que lo hacen lo están haciendo de mejor manera posible, existen muchos indicadores que permitirán que las organizaciones logren lo que se han propuesto, sus planes están bien planteados y están siendo ejecutados, ahora en el proceso de control se centra en monitorear que aquello se realice de una manera eficiente.

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EL CONTROL EN LA ORGANIZACIÓN



El control es el proceso por el cual los gerentes monitorean y reglamentan la eficiencia y la eficacia con que una organización y sus miembros desempeñan las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Podemos decir que el control en el proceso administrativo es muy importante en la organización porque de modo directo o indirecta interactúa con la planeación en cuatro formas.



el control en el proceso administrativo

OBJETIVO
  • Evaluar políticas de orden administrativo.
  • Evaluar políticas de orden técnico.
  • Evaluar políticas sobre seguridad física y lógica.
  • Evaluar políticas sobre recursos informáticos.
  • Asesorar y recomendar a la gerencia y directivas.
El propósito del ejercicio del control, en cualquier organización, consiste en disponer de los medios y acciones oportunas para asegurar que sus miembros internalicen los objetivos. Es decir, el objetivo último de cualquier sistema de control no es controlar un determinado comportamiento, sino más bien influir en las personas para que sus acciones y decisiones sean coherentes con los objetivos de la organización. En general, el sistema de control persigue el objetivo de eficacia y eficiencia de la organización, es decir, se convive como el instrumento idóneo para mantener la organización en condiciones óptimas.

PROGRAMAS DE CONTROL 


Bases del control
PROGRAMAS DE CONTROL
Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un triángulo está conformado por dos elementos principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base ¿sería acaso posible la estabilidad del triángulo? Asimismo funciona con el control organizacional y sus basamentos, podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades:
  • Planear y organizar.
  • Hacer.
  • Evaluar.
  • Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
  • El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.
  • El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de qué medidas deben ser necesarias tomar.
  • La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
FUNCIONES  DEL SISTEMA DE CONTROL


Con la intención de alcanzar dicho propósito son cuatro funciones atribuidas a un sistema de control.
  1. El énfasis en los objetivos.- En cualquier organización el comportamiento de sus miembros puede estar orientado a sus propias necesidades más que a los objetivos de la organización. Por lo tanto un sistema de control debe ser capaz de motivar a las personas para que tomen decisiones y actúen según los objetivos de la empresa.

  2. Funciones de un sistema de Control administrativo.La necesidad de coordinación.- En todas las organizaciones existe la necesidad de integrar el esfuerzo de todos sus miembros incluso en organizaciones de reducido tamaño el origen de los problemas reside en la falta de coordinación. En ocasiones el ejercicio del control puede consistir simplemente en encuentros periódicos o la elaboración de informes que se aseguren la coordinación y el correcto funcionamiento de la organización. En cambio, en las organizaciones de mayor tamaño, los problemas de coordinación suelen ser mayores y es necesario un mayor control.

  3. Autonomía y control.- Todo sistema de control debe ofrecer información sobre los resultados de las operaciones y el desempeño de los individuos. Esta información permite a la organización poder evaluar los resultados mientras simultáneamente los individuos pueden trabar sin necesidad de una revisión permanente sobre sus acciones y decisiones.

Planeación estratégica.- Otra de las funciones del sistema de control es facilitar la implementación de la estrategia. En ocasiones se cree, erróneamente, que cuando una estrategia se ha puesto en práctica, ha concluido el proceso. Sin embargo, esto simplemente es un paso más, ya que los planes se fijan para ser cumplidos y es necesario un sistema de control efectivo para verificar si lo planificado se ha cumplido correctamente.

DESVIACIONES DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

Desviaciones que tiene el control administrativo.El rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los estándares o planes. Una cierta cantidad de variación ocurrirá normalmente como resultado de la casualidad. Por lo tanto, el administrador debe establecer los límites relacionados con el grado aceptado de desviación del estándar. En otras palabras ¿cuánta variación del estándar se tolera? La forma en que el administrador establece las tolerancias del control depende de la meta.

Corrección de desviaciones: esta fase es fundamental. Lo primero que hay que asegurar en esta fase es la validez de la medición, así como la detección de la causa. Eliminar un síntoma no resuelve el problema. El síntoma es la señal de que existe un problema, pero no dice quién es la causa del problema ni donde está. La corrección de desviaciones va a afectar, a las otras etapas del proceso administrativo. Puede incluir acciones como modificar objetivos y planes, reestructurar alguna variable de la organización, cambiar la manera de seleccionar y adiestrar al personal, o variar el sistema de recompensas. No necesariamente todas las desviaciones han de ser negativas: puede obtenerse superávit sobre los hechos planificados. De ahí que pueda hablarse de acciones contractivas y acciones expansivas, para alcanzar los objetivos prefijados dentro de los niveles deseados. Si no se alcanzan los estándares, también existe la posibilidad de que, después de un análisis de las desviaciones, se considere que no se alcanzaron los estándares simplemente porque se fijaron defectuosamente y son demasiado elevados o poco realistas, esta conclusión vendrá dada por un análisis racional y no como un medio de justificación de fracaso. La información deberá darse de forma totalmente objetiva. En general, la implantación de un sistema de control suele ir acompañada de cierto rechazo por parte de las personas que integran la empresa. Por el contrario cuando los controles se establecen preventivamente y el progreso de las actividades se comunica a quienes lo realizan, tal disconformidad se reduce notablemente e, incluso llega a eliminarse.

En cualquier caso, un elemento que influye en la cantidad de desviación aceptable es el riesgo de estar fuera de control y darse cuenta. En general mientras menor sea el riesgo más amplias serán las tolerancias.

TENDENCIAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO


Existen tres tendencias básicas de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentación.
  1. El primero se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización.
  2. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación
  3. El tercer y último se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí.
Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la función de control.

Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente. La dirección sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles más altos. La relativa importancia de dirección depende casi por entero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados.

Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.

TIPOLOGÍA DE INSTRUMENTOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO


Los instrumentos pueden ser de la siguiente naturaleza. Estadísticos, Financieros, contables, verbales, escritos, parciales, totales, periódicos y continuos, especiales, particulares, temporales, de producción, de calidad, de realizaciones, etc.

Los Instrumentos más comúnmente empleados para efectuar el control son:

TIPOLOGÍA DE INSTRUMENTOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

Informes.- Este es un documento oficial mediante el cual una o más personas, dan cuenta a la autoridad superior o similar sobre un hecho o actividad. Este debe ser un texto sobre y objetivo donde el informante nunca expresara opiniones personales o juicios de valor, sino que debe ceñirse a la realidad de los hechos. Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.

Auditorias.- Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora, y esta es mediante la aplicación articulada y simultánea de los procedimientos de evaluación contable y/o financiera, de legalidad y de gestión, para determinar, con conocimiento y certeza razonable, la calidad de su información. También se puede decir que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

Estudios de tiempo y movimiento.
  • Estudios de tiempos: Actividad que implica la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y los retrasos inevitables.
  • Estudios de movimientos: Análisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el cuerpo al ejecutar un trabajo.
LIMITACIONES DE LOS INDICADORES FINANCIEROS


Para entender mejor este punto como prioridad definiremos que es un indicador;  un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación.

En definitiva los indicadores financieros son aquellos que se utilizan o emplean las organizaciones para apoyar la evaluación cuantitativa de los hallazgos que se obtienen durante una auditoria, y que sirven para determinar las relaciones y tendencia de los hechos. Es claro que su adecuada utilización está subordinada al correcto conocimiento de su significado y alcance.

Para poder ubicarlos en función de su campo de utilidad se clasifican en indicadores de:

Rentabilidad.
  • Rendimiento del capital.
  • Margen de utilidad.
Liquidez..
  • Movilidad del activo circulante.
  • Capital de trabajo.
Financiamiento..
  • Grado de obligación.
  • Grado de independencia financiera.
Ventas..
  • Políticas de crédito.
  • Costo de investigación de mercado.
Producción.
  • Índice de productividad.
  • Estructura de costos.
Abastecimiento.
  • Importancia de los abastecimientos.
  • Efecto del crecimiento de los abastecimientos.
Fuerza Laboral.
  • Costo de planilla.
  • Asistencia de trabajo.
La realidad es que por mucho tiempo hemos venido utilizando los indicadores financieros de manera inadecuada, principalmente cuando los utilizamos como herramienta para evaluar el desempeño de las empresas; a diferencia si se utilizan con el propósito de evaluar aspectos relacionados con el valor y, por lo tanto, deben ser sujeto de revisión con el fin de realizar las correcciones o adaptaciones que sean pertinentes para convertirlos en indicadores realmente útiles.

La realidad es que cuando se tiene clara la estrategia de la empresa y los objetivos que de ella se derivan, los indicadores necesarios para medir su éxito o fracaso se definen por complemento.

Limitaciones de los indicadores financieros.


El uso que los gerentes y empresarios le han dado por mucho años a los indicadores financieros no ha sido el más adecuado, principalmente cuando los utilizan como herramienta para evaluar el desempeño de la empresa.

Los mitos que se han tejido a su alrededor.

Mitos del control financiero

Mito 1: CREER QUE EL CRECIMIENTO DE LAS UTILIDADES PERIODICAS ES LO ÚNICO IMPORTANTE.

El crecimiento de las utilidades por sí solo no es suficiente. Lo importante es la rentabilidad implícita en dicho crecimiento y la cantidad de inversión requerida para sostenerlo.

Mito2: CREER QUE TODA UNA EMPRESA SE PUEDE ADMINISTRAR CON UN SISTEMA DE REPORTES FINACIEROS.

Más que un sistema de reportes financieros, se requiere de un sistema de reportes gerenciales que combine medidas financieras y no financieras.

Mito3: CREER QUE LOS INDICADORES FINANCIEROS CUENTAN TODA LA HISTORIA DE LO QUE SUCEDE EN LA EMPRESA.

Los indicadores financieros, por no contar toda la historia sobre la realidad de la empresa, deben ser complementados con otras medidas que reflejen el efecto de las decisiones actuales sobre los resultados futuros y por ende, sobre el valor.

La estructura de este título a sido modificado, deseas verlo dale clic:

SISTEMA DE CONTROL EN LA ORGANIZACIÓN

8 comentarios:

  1. Gracias. Muy bueno!..Desde Uruguay lo sigo con sus publicaciones.

    Cordiales.

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  2. muy buen material, me podría confirmar el año de la publicación?

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    Respuestas
    1. Gracias por el comentario, el año que fue publicado este tema es el 2012.

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  3. Buen día.

    Me parece muy completa la publicación. Sólo siento que falta agregar la bibliografía, así sería una excelente fuente de consulta para nosotros los estudiantes.

    ¡Saludos!

    Moisés Olvera

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  4. Herramientas que deberán ceñirse a la realidad de los hechos, gente importante y desarrollista los Felicito, gilma.

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    1. Claro que si Gilma es un tema de suma importancia en las organizaciones.

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  5. Herramientas que deberán ceñirse a la realidad de los hechos, gente importante y desarrollista los Felicito, gilma.

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