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jueves, 25 de septiembre de 2014

COSTOS LOGÍSTICOS GENERADOS EN EL APROVISIONAMIENTO

Comprar y aprovisionar son dos términos empleados con frecuencia para describir funciones empresariales similares. Sin embargo, la función de aprovisionamiento tiene un carácter más amplio dentro del que se encuentra el concepto de compras.

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Aprovisionar es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos los productos, bienes y servicios del exterior que le son necesarios para su funcionamiento[1].

Para cumplir con estas funciones es necesario realizar las siguientes actividades:
a.      Prever las necesidades de la empresa.
b.      Planificar con tiempo.
c.      Expresarlas en términos adecuados, desde el punto de vista descriptivo, cualitativo y cuantitativo.
d.      Buscar los productos que necesita la empresa en el mercado.
e.      Adquirirlos.
f.       Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas.
g.      Abonar su precio.

La función de compras es más restringida, tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.

Objetivos de la función de compras

Cuando se habla de gestión de compras, su complejidad depende de los siguientes factores:

·         1° Volumen de compras y pedidos anuales.
·         2° El entorno en el que se desarrolla la función.

No es lo mismo un entorno comercial, de adquisición de productos terminados que un entorno industrial, de búsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad y precio hay que concertar de antemano para no encarecer el proceso de fabricación.

Las responsabilidades básicas de la gestión de compras se pueden resumir de la siguiente manera:

a.    Mantener la continuidad de los suministros, de acuerdo con los programas de fabricación o de compras.
b.    Proporcionar los productos, materiales y componentes de acuerdo con las especificaciones de calidad requeridas.
c.    Obtener los productos necesarios al coste total más bajo posible con la calidad y plazos de entrega requeridos.
d.    Prevenir de las variaciones de precio en el mercado, coyunturas, tendencias, etc.

Sin embargo, la función de compras tiene por naturaleza unas actividades netamente diferenciadas, que podríamos resumir de la siguiente manera:

§  Estudio de fuentes de suministro (análisis de mercado)
§  Selección de proveedores.
§  Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado, presentación, etc.
§  Gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles.
§  Gestión de plazos y condiciones de entrega.
§  Seguimiento de las operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidas con el proveedor.
§  Venta de loa sobrantes y productos obsoletos.

Actividades básicas de la gestión de compras 

La gestión de compras comprende las siguientes actividades básicas:

  • Búsqueda y evaluación de proveedores. Tiende a tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.
  • Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precio y condiciones de entrega y pago.
  • Negociación permanente de precios, calidades, presentaciones y plazos de entrega, en función a las previsiones de compra y calificación de proveedor.
  • Previsión de compras, en sus aspectos tanto técnicos como económicos y financieros.
  • Planificación de pedidos por artículos y proveedor.
  • Preparación de las órdenes de compra, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de calidad en su caso.
  • Solventar discrepancias en la recepción del producto.
  • Analizar variaciones en precio, plazos.

Estudio de mercado de los proveedores

Consiste en la localización de los proveedores potenciales y seleccionar, entre ellos, a los que reúnan mejores condiciones para la empresa, basándose en criterios de política de compras, tales como la distancia, canal de distribución, etc.

La calificación de los proveedores será normalmente progresiva, por pasos sucesivos, de tal modo que en cada paso se profundice cada vez más, pero con menos proveedores, utilizando criterios de conveniencia comercial y política de la empresa, de tal forma que al final se tenga una selección reducida de posibles proveedores sobre los cuales se hará un estudio de valoración y calificación para establecer la selección definitiva.

Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes:

·         Calidad del producto.
·         Fiabilidad de las entregas.
·         Plazos de entrega.
·         Continuidad.
·         Flexibilidad.
·         Nivel tecnológico.
·         Capacidad de reacción.
·         Precios.

Evaluación de proveedores

Las tres características fundamentales que han de tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores con el objeto de comparar las diversas ofertas que de ellos recibimos son:

Calidad: Una forma de medir la calidad de los productos de un proveedor es mediante el número de productos defectuosos.

·      Índice de calidad: (lotes aceptados/ lotes servidos) x 100

Servicio: Esto se refleja en el plazo de entrega del pedido, midiendo el número de retrasos ocurridos en un determinado periodo de gestión.

·      Índice de servicio: (piezas entregadas en plazo/ total piezas solicitadas) x 100

Precio: El mejor proveedor, atendiendo únicamente al precio, será aquel que proporcione uno más bajo.

·      Índice de precios: (precio más bajo ofrecido/precio medio del mercado) x 100




[1] Julio Juan Anaya Tejero, Logística Integral, pag.141.

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