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viernes, 30 de enero de 2015

Área de compras

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El área de compras es un área funcional y jerárquica de logística la cual tiene por responsabilidad la adquisición de materiales, a fin de servir de soporte a las actividades empresariales y al mismo tiempo al área que negocia en nombre de la empresa la cual se puede obtener ventajas diferenciales y competitivas. 
 
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El área de Compras es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compañía, el cual tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan las demás áreas de la empresa para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en un mediador entre la empresa y los proveedores.
Según Mercado[1]  “Los contactos del área de compras en el mercado y en general con los vendedores, con las normas de fabricación y comerciantes de las industrias, hacen posible que esta aporte una ayuda muy valiosa para elaborar planes, ya sea para lanzar nuevos productos, para planear la producción, fijar normas, etc. Actualmente el empresario no puede conformarse con hacer lo mejor que pueda en relación a las compras. El bienestar de la compañía depende de la rotación de sus inventarios y de la mejor forma de utilización de su capital. Los problemas de las compras son de los que están más íntimamente ligados con la administración de existencias”[2].
Importancia de las compras.- El proceso de compras a través del abastecimiento es importante ya que es capaz de generar menores costos y ahorros significativos en las áreas de operaciones, generando al mismo tiempo competitividad en el mercado; ser capaces de tener gestión de gasto eficiente es el resultado de tener una buena administración en el área de compras. Además hay que tomar en consideración  que el propósito del área de compras no solo es adquirir bienes y servicios en las mejores condiciones, complementariamente habría que definir su rol como el área que es capaz de ayudar a la salud financiera de la empresa.
En palabras de Heredia[3]  señalaremos que “Las compras se tornan en el elemento fundamental para el desarrollo productivo, ya que se convierten en la fuente de abastecimientos, que finalmente alimenta y soporta el engranaje competitivo de los diferentes productos que más tarde se ofertarán en el mercado. Cuando esta unidad falla las empresas se ven abocadas a una serie de cuellos de botella de producción, situación que se va a reflejar en una carencia de productos para satisfacer la demanda, que lleva a una posición de crisis con desventajas competitivas generando a largo plazo la exclusión de sus productos del mercado”[4].
En similitud con Heredia, Romero[5]  menciona “La importancia de Compras radica en el papel que desempeña dentro de la organización para que ésta tenga éxito, ya que la utilidad en una entidad está determinada en gran medida por cuan efectiva fue la administración de los bienes y servicios adquiridos”[6].
A su vez toda área de compras de una empresa tiene sus propios objetivos, tal como explica Romero:
“Debemos tener claro que el área de Compras en una organización debe perseguir siempre los siguientes objetivos:
Reducción de los Costos y obtención de utilidades:La reducción de los costos se puede dar en varias vertientes, en la primera el área de compras debe buscar trabajar con el menor número de recursos económicos posibles, buscando la eficiencia y eficacia en sus procesos de selección de proveedores y operación dentro de la organización. Al mismo tiempo se dice que el área de compras es capaz de lograr una reducción en los costos ya que ella es la responsable de buscar adquirir tanto la materia prima como los servicios que la empresa utiliza para el logro de sus objetivos, y al hacerlo debe de buscar conseguirlos al menor precio posible, ya sea mediante la búsqueda del proveedor que mejor trato les ofrezca o mediante la negociación con los diversos proveedores. El adquirir los insumos a un menor precio (ojo, sin que ello signifique sacrificar calidad) se verá reflejado en la obtención de un margen de utilidades mayor.
Brindar un buen servicio:El área de compras debe servir y apoyar a las demás áreas de la organización en lo que se refiere a identificar y satisfacer las necesidades que cada uno de estos tenga y que puedan ser satisfechas mediante la realización de una compra. El servicio que otorga Compras se hace tangible mediante el asesoramiento que otorga para la contabilización, para realizar inventarios y para el almacenaje así como mediante la concertación de contratos y convenios que puedan favorecer a otra área.

El área de compras debe mantener informada a la administración de todas sus actividades.

En relación con este punto Mercado comenta “El gerente de compras eficiente debe evitar fricciones en su trato con los demás responsables de las áreas de la compañía. La coordinación entre compras y la Dirección de la empresa debe ser muy estrecha, de tal manera que cualquier cambio en los planes de producción sea puesto en conocimiento del gerente de compras, antes de que este se realice”[7].

El responsable del área de compras deberá adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan. El área de compras debe asegurar la satisfacción tanto del cliente interno (fabricación), como del externo (empresa intermediaria o consumidor final). 
Obtener financiamientos:El área de Compras debe buscar que sus proveedores le otorguen financiamientos para realizar las compras, estos compromisos deben de realizarse solo mediante la autorización de la administración y deben de seguir procedimientos estrictos que permitan su control, así como el cumplimiento con los parámetros que la empresa establezca para las compras.
Controlar los tratos comerciales con los proveedores: El área de compras debe de ser quien se encargue únicamente de las negociaciones con los proveedores, para evitar que otras personas se enteren de información que solo les interesa al comprador y al proveedor. Esta confidencialidad sirve para mantener buenas relaciones con los proveedores, lo cual nos otorga mayar confianza y seguridad en que recibiremos tanto el trato como la mercancía en las mejores condiciones y según lo pactado y lo planeado.
Varios factores están incrementando la importancia de las compras: el tremendo impacto de los costos de los materiales sobre las utilidades, la creciente importancia de la manufactura automatizada, la popularidad de la manufactura justo a tiempo y la creciente competencia mundial



[1] Mercadólogo Salvador Mercado Hernández, nacionalidad mexicano, autor de diversos libros de Gestión Empresarial.
[2] Mercado Hernández Salvador, Compras Principios y Aplicaciones, Limusa, México, 2004, p. 14
[3] Dra. Nohora Ligia Heredia Viveros, nacionalidad colombiana, Docente de investigación tiempo completo en Fundación Universitaria Los Libertadores de Colombia
[4] Heredia Viveros Nohora Ligia, Gerencia de Compras: La nueva estrategia competitiva, Ecoe, Colombia, 2010, p. 1
[5] Consultor Julián Romero Pérez, nacionalidad español, Gerente de la empresa Consulting Romero.
[6] Romero Pérez Julián, Administración de compras y abastecimientos, www.scribd.com/doc/29620698/Administracion-de-Compras-y-Abastecimientos
[7] Mercado Hernández Salvador, Compras Principios y Aplicaciones, Limusa, México, 2004, p. 30

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