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viernes, 30 de enero de 2015

Funciones principales de la administración de compras

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La función del área de compras es ayudar a producir más utilidades a la empresa. En una empresa pequeña es el propietario quien hace la compra de todos los materiales. A medida que ésta crece se requiere la participación de una persona especializada en esta función, a quien se le denomina jefe, gerente o director de compras. En una empresa grande la necesidad de este especialista es obvia.

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El responsable del área de compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados.
Es decir el área de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración de planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la producción mensual o la implantación de normas. Esto debido a su estrecha relación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de las grandes industrias.
En cualquier organización las compras en palabras de Montoya “Son una actividad altamente calificada y especializada. Deben ser analíticas y racionales para lograr los objetivos de una acertada gestión de adquisiciones que se resume en adquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo o adecuado, buscando la máxima rentabilidad para la empresa y una motivación para que el proveedor desee seguir realizando negocios con su cliente”.
Proceso de compra
El proceso de compra debe responder a un plan de beneficios para la compañía que disminuya los riesgos y las decisiones indebidas y aumente la efectividad del mismo. Es por ello que el proceso de compra debe seguir un esquema básico antes de ser efectuado, que a continuación se expondrá:

Proceso de Compras 

Análisis de la demanda final

¿Qué quieren los consumidores, usuarios o clientes?
Conversión de la demanda en requerimientos específicos
Determinación de las materias primas, materiales, formas, elementos, productos terminados necesarios para abastecer la demanda final.
Análisis de los stocks disponibles en la empresa

De las materias primas, materiales, etcétera, que necesitaremos para abastecer la demanda.
¿Qué cantidad tenemos en la empresa?
Elaboración del plan de compras
¿Qué debemos comprar?
¿Cuántos necesitamos comprar?
¿En qué momento lo necesitamos?
Investigación de los proveedores
¿Quiénes venden los que necesitamos? Solicitud, recepción y evaluación de las ofertas de los proveedores
Evaluación de una posible sustitución  y/o incorporación de nuevos insumos o productos terminados
¿Existen otras alternativas, además de las usuales, a las que podemos recurrir para adquirir lo que necesitamos?
Selección de las mercancías que se compraran
Selección de los proveedores
Acuerdos con los proveedores
Determinación de la clase, precio, calidad, cantidades, condiciones, plazos de entrega, etc.
Colocación de las ordenes de compras
Tramitación administrativo-contable; registros.


Fuente: SORIANO Claudio, Compras e inventarios, 3ª. Edición. Díaz de Santos, S.A., Madrid-España, 1996, p.56

Todas las labores relacionadas con el proceso de compras de materias primas, materiales e insumos, independiente del origen de estas, están bajo la responsabilidad del área de compras.

El proceso total de una compra comienza con una necesidad de materiales y culmina con el control previo y pago de facturas.

A continuación se estudiara las cinco fases de dicho proceso de compra, basados en el estudio de Procedimiento de Gestión de compras realizado por Arias[1], las cuales mencionamos seguidamente y explicamos luego cada uno:

A.   Necesidades de Compra.
B.   Cotización de Productos.
C.   Formato Orden de Compra.
D.   Recepción.
E.   Control Previo y autorización de pago de la factura.”[2]

a)    Necesidades de compra: Según Arias “Para una empresa es una política mantener niveles mínimos de inventarios, la necesidad de compra es una respuesta a la evaluación permanente de ellos, a las necesidades generadas por el programa de mantenimiento o por el programa de consumos y a nuevas necesidades y planes de la compañía”

El proceso a seguir es el siguiente:
·         “El área de almacén entrega los requerimientos de materias primas al Jefe de Compras y Logística.
·         El jefe de compras y logística compara la información recibida con las cantidades que aparecen en el inventario disponible, según los informes de existencia del almacén y el estado de las órdenes de compra en el sistema y el estado de las mercancías en vía, para el caso de compras importadas.

Esta comparación por producto requiere analizar los tiempos de respuesta de los proveedores.”

b)   Cotización de productos: Mediante lo investigado en el presente trabajo podemos mencionar que las cotizaciones de productos son de vital importancia ya que permiten que las empresas puedan planear los gastos en los cuales incurrirán además de brindarles un panorama de las distintas ofertas de los proveedores con respecto a los productos; por tales motivos, estas deben presentarse por escrito dirigidas a nombre del Jefe de compras y logística o al Analista de compras.

Entre las características que presente el documento, este debe ser claro y legible, sin enmendaduras y debidamente firmado.

A su vez en este, se incluirá la descripción técnica y detallada del producto, el valor unitario, los descuentos, tiempo de entrega, el tiempo de pago y la garantía.

Es por ello que el área de compras previo a emitir los pedidos debe realizar el siguiente proceso, según nos menciona Arias:

·         Analizar las cotizaciones recibidas
·         Definir el proveedor según las políticas de la compañía.
·         Gestionar el proceso de autorización de la compra.
·         Verificar el proceso de la orden de compra.
·         A partir del análisis y la comparación entre los inventarios disponibles, los pedidos y las necesidades de mercancía, y considerando las políticas de compras e inventarios, el comprador determina el momento y la cantidad a           comprar.
·         Proceder con el Pedido o la orden de compra.”

c)    Formato Orden de Compra: En cuanto al formato de la orden de compra cuando esta es emitida, el auxiliar del almacén debe realizar las siguientes funciones:

·         Verificar la orden de compra en el sistema para los productos inventariados.
·         Enviar la orden de compra vía fax o e-mail al proveedor elegido y una copia al almacén de materiales y suministros. Cuando se trate de importaciones, se enviará una copia para que se proceda con el trámite propio.
·         Archivar la orden de compra y la cotización por escrito del proveedor.

d)   Recepción: Cuando se haya emitido la orden de compra, se procederá a realizar la recepción, que consiste en la transferencia física de los productos (descritos en el formato de la orden de compra) de un determinado proveedor hacia la empresa solicitante.

Dichos productos serán evaluados en el almacén de materias primas y suministros de la compañía. Además se debe tener en cuenta que toda recepción debe ser realizada con la respectiva orden de compra, dado que el almacén no puede recibir ningún artículo sin dicho documento.

En el caso del Perú, además de la orden de compra se debe adjuntar la guía de remisión y la lista de empaque a fin de proceder a realizar el checklist de los productos antes de ser recepcionados por almacén.

e)    Control Previo y autorización de pago de la factura: Al recibir los productos solicitados en la orden de compra y previo al almacenamiento, el proceso de la gestión de compras concluye con el control previo de los productos (con el fin de evitar contratiempos para la organización) y la autorización del pago de la factura al proveedor.

Las autorizaciones para los pagos son responsabilidad del Jefe de Compras y Logística o del Gerente de Área y en su ausencia por los Coordinadores.

Además, tanto el Jefe de Compras y Logística como el Analista de Compras es el responsable de generar las transacciones con el proveedor.



[1] Arias, Erika, Doctora en Administración, Auditora de la empresa AMITECH.
[2]Arias, Erika, Procedimiento de Gestión de Compras (Estudio realizado  a la empresa AMITECH),Amitech, México, 2009, p.5

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