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miércoles, 28 de enero de 2015

Pedidos abiertos y cerrados:Gestión con proveedores

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Cuando se conoce muy aproximadamente el tipo de demanda para un determinado producto, puede realizarse una programación temporal de órdenes de pedido, para un período de tiempo considerado. El caso más simple es el de una demanda constante y continua. En este caso es más fácil concretar los lotes y el período de aprovisionamiento. Ello trae  numerosas ventajas.

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Al fijar los tamaños de pedido podemos disponer una capacidad de almacenamiento igual al tamaño de lotes, lo que permite optimizar espacio de almacén, aunque a veces se añade un pequeño tanto por ciento como margen de seguridad. El transporte también puede optimizarse, en el sentido de capacidad de carga y al proveedor le agradará  conocer de antemano que nuestros pedidos son constantes para poder organizar su preparación y expedición. 

En un período abierto, algunos o todos los parámetros están sin determinar, cantidad o fecha de entrega u otros. Parece que esta circunstancia ofrece más ventajas al comprador que al vendedor. Así pues cuando no conozcamos nuestras necesidades, sobre todo para compras muy variadas en las que, además, la cantidad no es elevada, conviene, para mayor seguridad, en entregas y para simplificar trámites administrativos, firmar un período abierto con el proveedor o, si se prefiere, un “acuerdo a largo plazo”. El vendedor también obtiene algunas ventajas, como asegurarse un volumen mínimo de ventas y una posible exclusividad por parte del comprador. 

Hagamos una observación. En cuanto al “pedido cerrado”, donde los parámetros son conocidos y fijos, suele hacerse para un producto concreto del que se conoce su demanda. El pedido abierto suele hacerse para un conjunto de productos que un proveedor es capaz de suministrar. Con un mismo proveedor pueden mantenerse los dos tipos de pedidos, pero, según lo dicho, los cerrados pueden ser muchos, mientras que el abierto es único para todo el conjunto de productos que de él solicitamos. De esta forma, la negociación de precios, descuentos, rappels, no sólo es más fácil, sino que afecta a todos los artículos objetos del pedido abierto. Dado que los acuerdos de este tipo suelen ser a medio-largo plazo, se hará imprescindible establecer una fórmula para la revisión de precios, ya que los costes implicados en la formación de los mismos pueden variar con el tiempo. La fórmula debe determinarse vía negociación, con el consenso de comprador y vendedor. Desde este punto de vista, no podemos más que sugerir algunas de las posibles existencias. 

Los pedidos abiertos constituyen una fórmula fácil de centralización de compras, quizá muy conveniente para una empresa que dispone de muchos centros de consumo diseminados en un entorno geográfico más o menos limitado. Cada centro suma sus pedidos a los del resto, con el que el volumen de contratación aumenta, incrementándose también las ventajas comentadas. No obstante, es preciso calibrar con exactitud los pros y contras, ya que son muchas las variables que intervienen en estos procesos. El trabajo administrativo gana en rendimiento, reduciendo los costos  unitarios.

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